L’entrata in vigore delle disposizioni antiriciclaggio applicabili agli organismi di mediazione ha riaperto il dibattito sull’individuazione del soggetto tenuto agli obblighi di conservazione della documentazione acquisita nel corso del procedimento. In particolare, ci si è chiesti se tali obblighi gravino direttamente sul singolo mediatore oppure sull’organismo presso il quale il procedimento si svolge.

Una lettura coordinata del d.lgs. 28/2010 e del d.lgs. 231/2007 conduce a una conclusione chiara: il mediatore non è un soggetto obbligato autonomo rispetto all’organismo di mediazione, ma opera quale ausiliario dell’ente, che rimane l’unico titolare degli obblighi organizzativi e documentali.

Organismo e mediatore: due figure giuridicamente distinte

Il legislatore ha volutamente distinto i due soggetti.

L’art. 1, comma 1, lett. d), del d.lgs. 28/2010 definisce l’organismo di mediazione quale ente pubblico o privato presso il quale si svolge il procedimento di mediazione.

Diversamente, l’art. 1, comma 1, lett. b), definisce il mediatore come la persona fisica che conduce il procedimento, individualmente o collegialmente, restando in ogni caso priva del potere di adottare decisioni vincolanti.

Non si tratta di una distinzione meramente terminologica, bensì funzionale.

L’organismo rappresenta la struttura organizzativa stabile, iscritta nel registro ministeriale, dotata di segreteria, regolamento interno e soggetta alla vigilanza del Ministero della Giustizia.

Il mediatore, invece, è il professionista incaricato di svolgere il singolo procedimento, designato dal responsabile dell’organismo e sostituibile in qualsiasi momento nei casi previsti dalla legge.

Gli obblighi del mediatore sono tassativamente individuati

L’art. 14 del d.lgs. 28/2010 disciplina in maniera puntuale gli obblighi del mediatore.

Tra essi figurano:

• la dichiarazione di imparzialità e indipendenza;
• la comunicazione di eventuali circostanze idonee a comprometterne l’imparzialità;
• il rispetto delle norme imperative e dell’ordine pubblico;
• l’obbligo di attenersi alle richieste organizzative formulate dal responsabile dell’organismo.

L’elenco è significativo anche per ciò che non contiene.

In nessuna disposizione viene attribuito al mediatore un autonomo obbligo di conservazione documentale.

Anzi, il legislatore rafforza questa conclusione attraverso l’art. 14, comma 1, secondo cui il mediatore non può assumere diritti o obblighi direttamente o indirettamente connessi agli affari trattati, salvo quelli strettamente necessari allo svolgimento della propria prestazione professionale.

La custodia e la conservazione della documentazione non costituiscono attività inerenti alla prestazione del singolo mediatore, ma rappresentano una funzione amministrativa e organizzativa propria dell’ente.

Le norme individuano espressamente nell’organismo il soggetto tenuto alla conservazione

La conferma più evidente proviene dalle disposizioni che disciplinano direttamente la conservazione degli atti.

L’art. 11, comma 6, del d.lgs. 28/2010 dispone espressamente che:

«È fatto obbligo all’organismo di conservare copia degli atti dei procedimenti trattati per almeno un triennio dalla data della loro conclusione.»

La norma individua senza alcuna ambiguità il destinatario dell’obbligo.

Non il mediatore.

Non il responsabile.

Ma esclusivamente l’organismo di mediazione.

La medesima impostazione è ribadita dall’art. 8-bis, comma 4, relativo alla mediazione telematica, secondo cui:

«La conservazione e l’esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell’organismo di mediazione.»

Anche in questo caso il legislatore attribuisce la funzione di custodia direttamente all’ente.

La scelta appare perfettamente coerente con l’assetto complessivo della disciplina.

Il mediatore è una persona fisica che può essere sostituita, rinunciare all’incarico o interrompere il rapporto di collaborazione con l’organismo.

L’organismo, invece, rappresenta la struttura permanente, iscritta nel registro ministeriale, sottoposta ai controlli del Ministero della Giustizia e tenuta a garantire continuità organizzativa.

Non è casuale che l’art. 16 del d.lgs. 28/2010 richieda agli organismi adeguate garanzie di serietà, efficienza e organizzazione.

La capacità di custodire la documentazione dei procedimenti costituisce uno degli elementi essenziali di tale adeguatezza organizzativa.

La disciplina antiriciclaggio rafforza questa conclusione

L’obbligo di conservazione previsto dall’art. 31, comma 3, del d.lgs. 231/2007 estende il periodo di conservazione della documentazione antiriciclaggio a dieci anni.

Si tratta di un termine significativamente più lungo rispetto al triennio previsto dall’art. 11 del d.lgs. 28/2010 e destinato, nella materia antiriciclaggio, a prevalere quale disciplina speciale.

È evidente come una conservazione decennale presupponga una struttura stabile, dotata di archivi fisici o digitali, procedure interne e continuità amministrativa.

Attribuire tale obbligo al singolo mediatore significherebbe far dipendere la custodia della documentazione dalla permanenza di un rapporto professionale per un periodo estremamente lungo, con evidenti criticità sotto il profilo organizzativo e giuridico.

La disciplina antiriciclaggio conferma quindi la centralità dell’organismo quale unico soggetto idoneo a garantire una conservazione continuativa e conforme alla legge.

Il rapporto di preposizione tra organismo e mediatore

Anche il rapporto funzionale tra organismo e mediatore conduce alla medesima conclusione.

L’art. 8 del d.lgs. 28/2010 attribuisce al responsabile dell’organismo il potere di designare il mediatore e fissare il primo incontro.

L’art. 14, comma 2, lett. d), impone al mediatore di corrispondere immediatamente alle richieste organizzative provenienti dal responsabile dell’organismo.

Ne deriva che il mediatore non opera quale professionista autonomo svincolato dall’organizzazione, bensì quale ausiliario incaricato dell’espletamento di una specifica funzione all’interno della struttura dell’organismo.

Sotto il profilo civilistico trova quindi applicazione l’art. 1228 c.c., secondo cui il debitore risponde anche dell’operato degli ausiliari di cui si avvale nell’adempimento della propria prestazione.

La giurisprudenza conferma la responsabilità dell’organismo

La giurisprudenza più recente ha chiarito in modo espresso tale principio.

La Corte d’appello di Napoli, con la sentenza n. 2409/2026, ha affermato che:

«L’organismo risponde, verso i terzi, ai sensi dell’art. 1228 c.c., delle conseguenze dell’operato degli ausiliari dei quali si avvalga nell’espletamento della sua attività, non potendo la dedotta assenza di specifica competenza professionale dell’ausiliare essere invocata come causa di esonero da responsabilità.»

Nello stesso senso si pone la sentenza n. 1260/2026 della medesima Corte, secondo cui:

«L’attività svolta dal mediatore è una professione e come tale genera responsabilità», responsabilità che si riflette sull’organismo nell’ambito del rapporto di preposizione.

Le pronunce confermano che il mediatore opera quale ausiliario dell’organismo e che quest’ultimo risponde verso i terzi dell’attività svolta dal professionista incaricato.

Conservazione documentale e responsabilità devono coincidere

Da tali principi discende una conseguenza sistematica di particolare rilievo.

Se l’organismo risponde dell’attività del mediatore, deve necessariamente poter esercitare il controllo sulla documentazione relativa ai procedimenti.

La responsabilità e la disponibilità materiale degli atti devono appartenere al medesimo soggetto.

Una diversa interpretazione determinerebbe un’evidente incoerenza: l’organismo sarebbe chiamato a rispondere di documentazione che non custodisce e sulla quale non esercita alcun potere di controllo.

Il sistema normativo evita proprio questo risultato, attribuendo all’organismo sia la responsabilità organizzativa sia gli obblighi di conservazione documentale.

Conclusioni

La lettura coordinata del d.lgs. 28/2010, del d.lgs. 231/2007 e dei principi civilistici conduce a un risultato univoco.

Il mediatore non è un soggetto obbligato autonomo in materia di conservazione della documentazione.

Gli obblighi documentali gravano esclusivamente sull’organismo di mediazione, quale ente stabile, organizzato e vigilato dal Ministero della Giustizia.

Questa soluzione è coerente con il dato letterale delle norme, con l’assetto organizzativo delineato dal legislatore, con la disciplina antiriciclaggio e con il principio di responsabilità dell’organismo per l’operato dei propri ausiliari.

La coincidenza tra responsabilità, organizzazione e custodia della documentazione rappresenta, infatti, il presupposto indispensabile per garantire certezza giuridica, continuità amministrativa ed effettività dei controlli previsti dall’ordinamento.

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